Wirtualna asystentka to osoba, która zdalnie wspiera przedsiębiorców w ich codziennych obowiązkach. Taka osoba, w zależności od swoich kompetencji, może zajmować się między innymi administracją, organizacją pracy, obsługą klienta, marketingiem, mediami społecznościowymi czy wsparciem konkretnych procesów w firmie.
Chociaż nazwa „wirtualna asystentka” może sugerować, że chodzi wyłącznie o pomoc przy prostych zadaniach, w praktyce zakres takiej współpracy może być znacznie szerszy.
To rozwiązanie nie jest jednak dla każdego przedsiębiorcy. Kiedy warto pomyśleć o wirtualnej asyście i kto może najbardziej skorzystać z takiej współpracy?
Dla kogo wirtualna asystentka będzie dobrym rozwiązaniem?
Dla osób prowadzących jednoosobową działalność
Prowadzisz firmę, ale jednocześnie odpowiadasz za maile, dokumenty, faktury, social media, kontakt z klientami i organizację spotkań? Przy niewielkiej liczbie zadań możesz sobie z tym poradzić. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna rosnąć, a obowiązków przybywa.
W takiej sytuacji wirtualna asystentka może przejąć część codziennych zadań i pozwolić Ci skupić się na tym, co rzeczywiście wymaga Twojej wiedzy.
Dla małych firm bez rozbudowanego zespołu
Wirtualna asysta może być również dobrym rozwiązaniem dla małych firm, które potrzebują dodatkowego wsparcia, ale nie mają jeszcze potrzeby zatrudniania kolejnego pracownika na pełen etat.
Zamiast tworzyć nowe stanowisko, firma może zlecić konkretne zadania osobie z zewnątrz. To dobre rozwiązanie, gdy zapotrzebowanie na wsparcie jest zmienne lub dotyczy tylko kilku określonych obszarów.
Dla firmy, która potrzebuje elastycznego wsparcia
Nie każda firma potrzebuje dodatkowej osoby przez osiem godzin dziennie. Czasem wystarczy kilka godzin tygodniowo, aby uporządkować dokumenty, odpowiedzieć na wiadomości od klientów, przygotować zestawienia czy zadbać o regularną publikację treści.
Wirtualna asysta daje możliwość dopasowania zakresu współpracy do aktualnych potrzeb firmy. Można zacząć od niewielkiej liczby godzin i zwiększać ją wraz z rozwojem biznesu.
Co można delegować wirtualnej asystentce?
Zakres współpracy zależy od kompetencji konkretnej osoby, ale wirtualna asystentka może wspierać firmę między innymi w:
- obsłudze skrzynki mailowej,
- prowadzeniu kalendarza i umawianiu spotkań,
- przygotowywaniu dokumentów i zestawień,
- wystawianiu faktur,
- porządkowaniu plików i danych,
- researchu i zbieraniu informacji,
- kontakcie z klientami,
- prowadzeniu lub wsparciu social mediów,
- przygotowywaniu newsletterów,
- organizacji spotkań i wydarzeń.
Dobrym punktem wyjścia są zadania powtarzalne, czasochłonne i możliwe do opisania w formie konkretnych procedur.
Po czym poznać, że potrzebujesz wirtualnej asystentki?
Najprostszym sposobem jest przyjrzenie się temu, na co faktycznie poświęcasz swój czas.
Jeżeli regularnie wykonujesz zadania, które są powtarzalne, czasochłonne i nie wymagają Twojej specjalistycznej wiedzy, prawdopodobnie warto je oddelegować.
Warto też zwrócić uwagę na sytuację, w której brak czasu zaczyna ograniczać rozwój Twojej firmy. Jeśli zamiast zajmować się klientami, sprzedażą czy strategią spędzasz dużą część dnia na administracji i organizacji, dodatkowe wsparcie może znacząco poprawić funkcjonowanie Twojej firmy.
Dobrze dobrana wirtualna asystentka może pomóc uporządkować codzienną pracę, odciążyć przedsiębiorcę i stworzyć przestrzeń na rozwój firmy. Nie chodzi przecież o to, żeby robić więcej i więcej. Chodzi o to, żeby swój czas poświęcać przede wszystkim na to, co naprawdę wymaga Twojej pracy.
