W dobie pracy zdalnej i postępującej cyfryzacji wśród przedsiębiorców coraz popularniejszy staje się outsourcing usług, na przykład w formie wirtualnej asysty. Czy i kiedy bardziej opłaca się zatrudnić wirtualną asystentkę niż pracownika etatowego? Odpowiedź zależy od charakteru biznesu, zakresu obowiązków oraz budżetu pracodawcy. W tym artykule porównamy koszty, korzyści i wady obu rozwiązań, aby pomóc ci podjąć świadomą decyzję.
Kim jest i czym zajmuje się wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka (VA) to specjalistka, która zdalnie wspiera przedsiębiorców w codziennych zadaniach z zakresu administracji, marketingu, organizacji pracy czy obsługi klienta. Najczęściej współpracuje na podstawie umowy B2B lub zlecenia, rozliczając się za godzinę pracy albo ukończony projekt.
Zakres obowiązków wirtualnej asystentki może obejmować m.in.:
- prowadzenie kalendarza i obsługa skrzynki mailowej,
- wsparcie w obsłudze klientów,
- przygotowywanie dokumentów i ofert,
- tworzenie treści i prowadzenie komunikacji marketingowej w mediach społecznościowych,
- wysyłka newsletterów, przygotowywanie artykułów i obsługa strony internetowej,
- prowadzenie rekrutacji i układanie grafików.
Dzięki współpracy z wirtualną asystentką właściciel firmy może skupić się na rozwoju biznesu zamiast wykonywać żmudne, powtarzalne czynności.
Pracownik etatowy — gwarancja stabilności?
Natomiast pracownik etatowy, czyli osoba zatrudniona na umowę o pracę, wykonuje swoje obowiązki w stałym wymiarze godzin, najczęściej z biura lub w trybie hybrydowym. Takie rozwiązanie daje przedsiębiorcy większą kontrolę nad przebiegiem pracy i stałą dostępność pracownika, ale wiąże się również z szeregiem kosztów i obowiązków administracyjnych.
Porównanie kosztów zatrudnienia wirtualnej asystentki a pracownika etatowego
Jednym z najczęściej przywoływanych argumentów przemawiających za wyborem wirtualnej asystentki są niższe koszty zatrudnienia.
W przypadku umowy o pracę przedsiębiorca ponosi nie tylko koszt wynagrodzenia brutto, ale także:
- składki ZUS po stronie pracodawcy,
- koszty urlopów, chorobowego i świadczeń,
- wydatki na sprzęt, oprogramowanie, biuro i szkolenia,
- czas poświęcony na rekrutację i onboarding.
Natomiast wirtualna asystentka rozlicza się zwykle na podstawie faktycznie przepracowanych godzin lub w ramach miesięcznego pakietu. Nie generuje kosztów kadrowych, urlopowych ani sprzętowych. Nie trzeba też płacić za czas, w którym nie ma dla niej żadnych zadań.
Elastyczność i efektywność pracy
Wirtualna asystentka to rozwiązanie idealne dla firm, które potrzebują elastycznego wsparcia – np. kilku godzin tygodniowo, a nie pełnego etatu. W tym przypadku można łatwo dostosować zakres współpracy do aktualnych potrzeb biznesowych.
Zatrudnienie pracownika etatowego jest z kolei korzystniejszym wyborem, gdy zadań jest dużo i mają one charakter powtarzalny lub wymagają one ścisłego kontaktu z zespołem.
Korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką
- Oszczędność kosztów – płacisz tylko za realny czas pracy.
- Oszczędność czasu – wirtualna asystentka przejmuje rutynowe obowiązki, a Ty możesz skupić się rozwijaniu swojego biznesu.
- Brak zobowiązań kadrowych – żadnych dodatkowych składek, urlopów i świadczeń.
- Dostęp do specjalistycznych kompetencji – dzięki jednej współpracy możesz mnieć specjalistę od marketingu, obsługi klienta czy administracji.
- Elastyczność – możesz zwiększać lub zmniejszać liczbę godzin w zależności od potrzeb.
Wady i ograniczenia współpracy z wirtualną asystentką
Współpraca z wirtualną asystentką ma jednak także pewne ograniczenia:
- brak fizycznej obecności w biurze,
- konieczność dobrej komunikacji online,
- brak pełnej kontroli nad sposobem realizacji zadań.
Z kolei pracownik etatowy wymaga większego zaangażowania finansowego i organizacyjnego, ale oferuje stabilność i długofalową współpracę.
Kiedy wybrać wirtualną asystentkę, a kiedy pracownika etatowego?
Współpraca z wirtualną asystentką sprawdzi się przede wszystkim w przypadku małych firm i freelancerów, gdzie zmienia się ilość zadań do oddelegowania.
Tam, gdzie obowiązki są stałe, jest ich dużo i często wymagają obecności w biurze, lepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie pracownika etatowego.
Podsumowanie
To, czy bardziej opłaca się współpraca z wirtualną asystentką, czy zatrudnienie pracownika etatowego, zależy od skali działalności, budżetu i charakteru zadań.
Dla małych firm, freelancerów i startupów wirtualna asystentka to oszczędne i elastyczne rozwiązanie, które pozwala rozwijać biznes bez konieczności rozbudowy zespołu.
Dla większych przedsiębiorstw, które potrzebują stałego wsparcia w biurze – etatowy pracownik może okazać się bardziej opłacalny długofalowo.
Warto jednak pamiętać, że outsourcing zadań administracyjnych i marketingowych to trend, który zyskuje na znaczeniu. Coraz więcej firm odkrywa, że współpraca z wirtualną asystentką to nie tylko sposób na redukcję kosztów, ale też na zwiększenie efektywności i skalowanie biznesu.
